Las empresas durante su actividad de compra y venta, realizan una serie de etapas. Desde la solicitud de compra, hasta su archivo y contabilización de esta operación.
Pedido
Expresión dada mediante un documento para adquirir cierto bien que se necesita. En él hacemos oficial las prestaciones y contraprestaciones frente al vendedor, o comprador. Es importante que el Pedido cumpla ciertos requisitos, tales como: los datos del proveedor, número de pedido, la fecha, lugar de entrega, plazo de entrega, formas de pago, descripción del material que se desea, el importe por pagar, y la firma o sello de quienes lo emitimos.
Por la forma o procedimiento de la solicitud tenemos (i) el pedido programado que se da de forma periódica, sea anual, mensual o diario; y (ii) el pedido abierto, que es utilizado para solicitar una cantidad total aproximada, con plazos de entrega muy cortos. Y por el destino del producto, tenemos el (i) pedido extraordinario, el (ii) pedido de reposición para reponer artículos con un stock mínimo, el (iii) de servicio u obra que es para solicitar una prestación personal o trabajo determinado, y el (iv) habitual de materiales que se da cuando se necesitan productos en el punto de venta.
Es conveniente que todos estos pedidos, deben registrarse en un libro, a modo de organización interna de la empresa.
Por último, el proveedor recibe la solicitud y nos la envía. Sea por el medio de transporte que sea, si la aceptamos, firmaremos el documento que demuestra la entrega satisfactoria del producto: el albarán (conocido también como "cargo").
Albarán
Cuando se firma este documento, se está expresando la conformidad de la entrega. La confección exacta no está establecida por ley, pero generalmente en él no figuran los precios unitarios ni el importe total, además debe de haber 4 copias: para la oficina, el almacén, y las otras dos se remiten con la mercancía al comprador, el cual se queda con una de estas copias. El albarán contiene algunos datos, como: la fecha de emisión, el número que la identifica, el nombre y dirección del que recibirá la mercancía, su descripción, y el lugar de entrega.
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@diegoganoza
